Analisi organizzativa, mappatura e reingegnerizzazione dei processi amministrativi: il caso "Università degli Studi di Siena" = Organizational analysis, mapping and reengineering of administrative processes: the case "University of Siena"

I processi aziendali, interni ad un’organizzazione, influenzano in maniera determinante il valore percepito dal cliente ed il grado di soddisfazione dello stesso. In un contesto globale in cui la concorrenza di mercato è in forte crescita, la capacità delle imprese di adeguarsi al cambiamento è fonte di vantaggio competitivo: un’azienda non può, in tal senso, prescindere dal miglioramento continuo dei propri processi interni, secondo i principi della “Lean Organization”. Tale tema è al centro del dibattito scientifico internazionale e all’attenzione delle aziende a livello mondiale, per il suo massivo e pervasivo uso nell’ambito dell’attuale “società della conoscenza”. Lo scopo dell’approccio “lean” è la creazione di valore per il cliente, attraverso la riduzione dei costi e la limitazione continua degli sprechi. Dopo un periodo di studio e analisi dello stato dell’arte, constatato il trend crescente relativo all’applicazione dei principi “lean” in ambito aziendale, con il presente elaborato di Tesi, si illustrano, seppur sinteticamente, alcuni dei vantaggi dell’approccio per processi, piuttosto che per funzioni, all’interno di un’organizzazione e si presenta un utile strumento di ottimizzazione dei processi: il ciclo DMAIC. Si tratta di una metodologia caratterizzata dall’applicazione di una sequenza di cinque fasi con l’obiettivo di reingegnerizzare i processi aziendali esistenti. Con il presente elaborato di Tesi si propone e descrive un nuovo approccio che integra le attività del ciclo DMAIC originale con l’utilizzo della rappresentazione BPMN per la mappatura del flusso di processo e la metodologia dei cantieri di lavoro per l’individuazione delle criticità esistenti e la conseguente implementazione di proposte di miglioramento mirate e puntuali. Attraverso incontri periodici e strutturati di un gruppo di lavoro, l’approccio proposto consente dunque di pervenire a decisioni condivise e/o comunque accettabili da parte di tutti i protagonisti delle attività di processo, limitando l’inerzia al cambiamento intrinseca nelle organizzazioni. In particolare, il lavoro di Tesi si avvale di una sperimentazione, eseguita in un arco temporale di sei mesi, che ha come oggetto un caso di applicazione reale. Con riferimento ai processi amministrativi dell’Università degli Studi di Siena: la rilevazione delle attività di docenza; la gestione del conseguimento dei titoli di studio; le missioni del personale ed i rimborsi spese; l’erogazione di borse di ricerca; l’internazionalizzazione degli studenti in entrata; sono evidenziati i cinque processi su cui, a valle dell’analisi organizzativa condotta, partendo dalla descrizione della situazione “AS IS”, sono stati implementati opportuni interventi di ottimizzazione per la reingegnerizzazione del flusso di processo “TO BE”. In conclusione, si propone una schematizzazione dei principali KPI individuati al fine di monitorare i risultati ottenuti dalle soluzioni migliorative proposte.