Integrazione tra Pianificazione Economica e Dati Operativi: Il Processo di Budgeting e Forecasting nel Technical Service Lavazza = Integration between Financial Planning and Operational Data: The Budgeting and Forecasting Process in Lavazza’s Technical Service

Questo elaborato di tesi si propone di analizzare nel dettaglio il processo di budgeting e forecasting applicato al Technical Service Lavazza, con l’intento di dimostrare come strumenti di pianificazione economico-finanziaria, se integrati in modo efficace con dati operativi e aggiornati con regolarità, possano diventare una leva strategica nella gestione dell’assistenza tecnica. Tale integrazione consente non solo un maggiore controllo dei costi, ma contribuisce anche al miglioramento dell’efficienza operativa e alla sostenibilità complessiva dell’organizzazione aziendale L’analisi si apre con una panoramica introduttiva sul contesto aziendale, partendo da un breve excursus storico sulla diffusione del caffè e sulla nascita di Lavazza, che nel tempo si è affermata come marchio di riferimento nel settore a livello nazionale e internazionale. L’evoluzione dell’azienda e il suo posizionamento strategico vengono inquadrati per contestualizzare il ruolo sempre più centrale assunto dal Technical Service, una funzione che si occupa della gestione post-vendita per i clienti business, garantendo un servizio tecnico puntuale ed efficiente. In particolare, questa area è responsabile della gestione e manutenzione del parco macchine da caffè fornite in comodato d’uso, contribuendo in modo significativo alla qualità dell’esperienza del cliente e alla fidelizzazione. La tesi prosegue descrivendo nel dettaglio il funzionamento operativo del servizio tecnico. Vengono illustrate le varie tipologie di macchine professionali gestite, i principali flussi operativi come le installazioni, le disinstallazioni, gli interventi di assistenza ordinaria e straordinaria, le revisioni periodiche e le eventuali sostituzioni. A questo si aggiunge la gestione dei ricambi tecnici e l’organizzazione logistica della rete di magazzini, elementi che nel loro insieme compongono un sistema complesso, il cui funzionamento richiede strumenti evoluti per la pianificazione, il controllo e la previsione dei costi. Il fulcro dell’elaborato è l’analisi del processo di budgeting tecnico, sviluppato su base annuale. La costruzione del budget si basa su una combinazione di dati storici, indicatori di performance e assunzioni condivise tra le diverse funzioni aziendali coinvolte. Il budget include le previsioni di spesa per le attività di assistenza, per la logistica e per la gestione del parco macchine. Questo sistema è pensato per garantire un buon livello di affidabilità, mantenendo al contempo la flessibilità necessaria ad affrontare un ambiente operativo in continuo cambiamento. A supporto del budget annuale, Lavazza adotta anche un sistema di forecast infrannuali, effettuati in quattro momenti dell’anno: aprile, giugno, settembre e novembre. Questi aggiornamenti periodici permettono di adattare le stime iniziali in base all’andamento effettivo del business, tenendo conto di possibili variazioni operative, anomalie tecniche o cambiamenti di natura commerciale. In ogni forecast vengono ricalibrate le previsioni, ad esempio sulla base del numero aggiornato di macchine attive o delle modifiche nei contratti di servizio. L’excursus prevede anche una rassegna della letteratura in tema di budgeting, con particolare attenzione al mondo dei servizi e dell’evoluzione che sta avendo il tema delle previsioni nel corso degli anni. Infine, vengono analizzati i KPIs utilizzati e spiegato come questi possano guidare le decisioni del management.