Digitalizzazione e ottimizzazione del processo gestionale di partecipazione alle gare pubbliche: il caso Coesa srl = Digitalization and optimization of the management process for public tender participation: the case of Coesa srl

Gli appalti pubblici rappresentano per molte imprese un’opportunità strategica, ma il processo di individuazione, selezione e partecipazione alle gare è spesso complesso, dispendioso in termini di tempo e soggetto a inefficienze operative. Questa tesi si propone di analizzare il processo gestionale di Coesa srl nella partecipazione alle gare pubbliche, individuando le principali criticità e proponendo interventi di miglioramento mirati alla digitalizzazione e all’ottimizzazione dei flussi operativi. La tesi presenta inizialmente il contesto normativo in cui opera l’impresa, approfondendo l’evoluzione della disciplina degli appalti pubblici costituita dal vecchio Codice Appalti (D.lgs. 50/2016) e dal nuovo Codice (D.lgs. 36/2023), evidenziando le principali differenze e le novità introdotte in recepimento delle direttive europee in materia di contratti pubblici. Inoltre, viene analizzato il quadro degli incentivi regionali, statali ed europei dedicati alle PMI per favorire la digitalizzazione dei processi aziendali, tema centrale della ricerca. L’analisi è stata poi sviluppata in due fasi principali. La prima ha riguardato lo Stato di Fatto (SdF), ovvero la mappatura dettagliata del processo attuale, con un focus su tempistiche, risorse impiegate e colli di bottiglia. In particolare, si è osservato che alcune attività risultano particolarmente onerose e ripetitive, come la ricerca, selezione e compilazione delle Manifestazioni di Interesse (MI). Nella seconda fase, relativa allo Stato di Progetto, sono state sviluppate soluzioni volte a ridurre i tempi e i costi associati alla gestione delle gare pubbliche. Tra le principali ottimizzazioni proposte vi sono una revisione dei flussi operativi, con la semplificazione delle procedure interne e l’eliminazione di passaggi ridondanti la digitalizzazione del processo gestionale, attraverso l’integrazione di un sistema ERP come Odoo, che consente una gestione centralizzata delle informazioni e migliora la comunicazione tra i reparti, l’utilizzo dell’Intelligenza Artificiale (AI) per supportare la lettura e l’analisi automatizzata dei documenti di gara, riducendo il tempo necessario per individuare le opportunità più adatte all’impresa e un sistema di monitoraggio continuo, mediante grafici interattivi e KPI che permettono un controllo più efficace sull’andamento del processo. L’implementazione delle ottimizzazioni proposte ha prodotto risultati significativi, riducendo sensibilmente le tempistiche legate alla gestione del processo e migliorando l’efficienza complessiva del team. In particolare, grazie alla digitalizzazione e alla maggiore integrazione tra i sistemi, il tempo medio per l’emissione di una MI è stato abbattuto, con un risparmio di risorse umane e una maggiore capacità di risposta alle opportunità di gara. Oltre agli evidenti benefici in termini di tempo e costi, lo studio dimostra come la digitalizzazione possa rappresentare un vantaggio competitivo anche per le PMI, spesso limitate da risorse ridotte rispetto alle grandi imprese. Le strategie e gli strumenti individuati possono essere replicati in altre realtà aziendali operanti nel settore degli appalti pubblici, offrendo un modello efficace per ottimizzare la partecipazione alle gare e massimizzare le opportunità di business.